Emails archivieren
Viele Betriebe und Unternehmer ignorieren das Thema der Email-Archivierung, oder wissen nicht, das es seit 2002 Pflicht ist.
In § 238 Abs. 2 HGB schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten "Handelsbriefe" zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren. Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches "der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts" dient, ist damit auch die gesamte per Email geführte Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens eingeschlossen. Es gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen.
Dazu kommt, das das Steuergesetz parallel dazu verlangt, Unterlagen so aufzubewahren, das diese "zeitnah wiedergefunden werden können".
Programme wie MS-Outlook® haben zwar eine Archivfunktion, aber haben Sie schon einmal versucht eine Mail von vor 3 Jahren wiederzufinden, an die Sie sich nur noch rudimentär erinnern können?
Aber auch Privatpersonen, Kleingewerbetreibende und Freiberufler die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen, kann Archivierung großen Nutzen bringen.
Nicht nur um Vorgänge nachzuweisen, sondern auch um den eigenen Rechner frei von "unnötigem Ballast" zu halten, oder ein IMAP-Postfach nicht überquellen zu lassen.
Ja und wie geht das nun?
Und bitte einfach!
§ 238 Abs. 2 HGB
Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.
Frage:
Reicht mein Outlook-Archiv für mich (als Privatperson) aus?
Antwort:
Zum Wegspeichern von "alten" Daten reicht das bestimmt, aber Sie sollten 2 GB Archivgröße nicht überschreiten (bei Archiven die vor Outlook 2003 angelegt wurden), und wenn Sie auf IMAP umsteigen nutzt Ihnen Outlook zum archivieren auch nichts mehr.
Kaufleute / Firmen
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Privatpersonen Kleingewerbe etc.
E-Mail-Archivierung und Backup mit MailStore Home
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(das war der Werbetext - jetzt meine (CR) Erfahrung:)
Nicht im Ansatz lässt der 5-Zeiler oben erahnen, wie durchdacht MailStore arbeitet.
Ich hatte etliche Outlook-Archivdateien seit 2001 auf CDs und DVDs gespeichert, auf meinen Festplatten noch 2 im direkten Zugriff - und ehrlich gesagt: nicht den Hauch von Überblick.
Ich hab mir alle alten PST-Dateien von Outlookauf die Platte kopiert und in Outlook eingebunden und Mailstore mit wenigen Klicks den Auftrag gegeben alles zu archivieren.
Mailstore hat dabei die Doubletten erkannt, die bei verschachteltem Backup zwangsläufig entstehen - im ersten Durchgang der Outlook-Dateien wurden ca. 150.000 Mails geprüft, und ca. 45.000 Mails archiviert, den Rest hatte ich doppelt und dreifach.
Das Programm greift nun verschlüsselt auf mein IMAP-Postfach zu und archiviert und löscht am Server dann alles was älter als 6 Wochen und gelesen ist. Die Suche ist so schnell das man nur staunen kann. Es hat mir inzwischen schon mal sehr geholfen, als ich Verhandlungen nachweisen musste, die 2004 geführt hatte - die Mailkorrespondenz dazu hatte ich in wenigen Minuten in meinem IMAP-Postfach wieder hergestellt und meinem Anwalt übermitteln können.
Meine Empfehlung: Machen Sie es genauso!
- Klicken Sie auf das Mailstore-Logo
- wählen Sie auf der Mailstore-Seite "Produkte -> Mailstore Home"
- Laden Sie sich das Programm herunter und Installieren es
- Vergessen Sie jeglichen Stress mit alten Mails.
Ich habe noch nie vorher eine Software so nachdrücklich empfehlen können wie dieses Produkt - probieren Sie es aus!
Einige Screenshots, damit Sie "es mal gesehen haben":
- Archivübersicht MailStore Server
- Startseite MailStore Home
- Archivübersicht MailStore Home (oben rechts beachten!)
