Viele Betriebe und Unternehmer ignorieren das Thema der Email-Archivierung, oder wissen nicht, das es seit 2002 Pflicht ist.

In § 238 Abs. 2 HGB schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten „Handelsbriefe“ zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren. Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches „der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts“ dient, ist damit auch die gesamte per Email geführte Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens eingeschlossen. Es gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen.

Dazu kommt, das das Steuergesetz parallel dazu verlangt, Unterlagen so aufzubewahren, das diese „zeitnah wiedergefunden werden können„.

Programme wie MS-Outlook® haben zwar eine Archivfunktion, aber haben Sie schon einmal versucht eine Mail von vor 3 Jahren wiederzufinden, an die Sie sich nur noch rudimentär erinnern können?

Aber auch Privatpersonen, Kleingewerbetreibende und Freiberufler die nicht der Aufbewahrungspflicht unterliegen, kann Archivierung großen Nutzen bringen.

Nicht nur um Vorgänge nachzuweisen, sondern auch um den eigenen Rechner frei von „unnötigem Ballast“ zu halten, oder ein IMAP-Postfach nicht überquellen zu lassen.


resellerbutton_01E-Mail-Archivierung und Backup mit MailStore Home

MailStore Home ist das kostenlose E-Mail-Archiv für private Anwender.

Über die Jahre verteilen sich E-Mails über unterschiedliche Programme und Postfächer, gehen durch defekte PST-Dateien oder unvollständige Datensicherungen verloren und können nur noch langsam durchsucht werden. Mit MailStore Home können Sie alle E-Mails zu einem sicheren Archiv zusammenführen, schnell durchsuchen und z. B. per Mausklick auf CDs oder DVDs brennen.

 

(das war der Werbetext – jetzt meine (CR) Erfahrung:)

Nicht im Ansatz lässt der 5-Zeiler oben erahnen, wie durchdacht MailStore arbeitet.

 

Ich hatte etliche Outlook-Archivdateien seit 2001 auf CDs und DVDs gespeichert, auf meinen Festplatten noch 2 im direkten Zugriff – und ehrlich gesagt: nicht den Hauch von Überblick.

Ich hab mir alle alten PST-Dateien von Outlookauf die Platte kopiert und in Outlook eingebunden und Mailstore mit wenigen Klicks den Auftrag gegeben alles zu archivieren.

Mailstore hat dabei die Doubletten erkannt, die bei verschachteltem Backup zwangsläufig entstehen – im ersten Durchgang der Outlook-Dateien wurden ca. 150.000 Mails geprüft, und ca. 45.000 Mails archiviert, den Rest hatte ich doppelt und dreifach.

Das Programm greift nun verschlüsselt auf mein IMAP-Postfach zu und archiviert und löscht am Server dann alles was älter als 6 Wochen und gelesen ist. Die Suche ist so schnell das man nur staunen kann. Es hat mir inzwischen schon mal sehr geholfen, als ich Verhandlungen nachweisen musste, die 2004 geführt hatte – die Mailkorrespondenz dazu hatte ich in wenigen Minuten in meinem IMAP-Postfach wieder hergestellt und meinem Anwalt übermitteln können.

Meine Empfehlung: Machen Sie es genau so!

  • Klicken Sie auf das Mailstore-Logo
  • wählen Sie auf der Mailstore-Seite „Produkte -> Mailstore Home“
  • Laden Sie sich das Programm herunter und Installieren es
  • Vergessen Sie jeglichen Stress mit alten Mails.

Für Unternehmen gibt es die Server-Version, die viele Konten automatisiert archivieren kann. Sprechen Sie mich an, wenn Sie mehr wissen wollen.

Ich habe noch nie vorher eine Software so nachdrücklich empfehlen können wie dieses Produkt – probieren Sie es aus!

Einige Screenshots, damit Sie „es mal gesehen haben“:

Startseite MailStore Home

Startseite MailStore Home

Archivübersicht MailStore Home (oben rechts beachten!)

Archivübersicht MailStore Home (oben rechts beachten!)

Archivübersicht MailStore Server

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