Was ist denn das für mich richtige?

POP3, IMAP, TLS, SSL, Mailclient, Webmail, Mobile Clients und so weiter – hier ein kleiner Leitfaden um für sich und sein Unternehmen die beste und sicherste Kommunikation zu definieren und zu verwenden.

So schwer ist es nicht

Klären wir erst einmal die Begriffe in einfachen Worten.

POP3 und IMAP sind die beiden Protokolle, mit denen ein Mailserver seinen Benutzern die empfangenen Mails zur Verfügung stellt.

Der wesentliche Unterschied ist der Gedanke hinter POP3: Eine Mailsoftware (Mailclient genannt) holt die Mails am Server ab und nach erfolgreicher Übertragung werden die Mails am Server gelöscht und die Mails am Client weiter bearbeitet.

Ordner und Regeln zur Sortierung usw. kennt der Mailserver bei POP3 nicht. POP3 steht für Post Office Protokoll in der Version 3 – und diese Version3 wurde 1988(!) als Methode zur Abholung von Email aus Postboxen entwickelt. Die letzte und damit heute noch gültige Version ist von 1996.

 
„Die Abkürzung IMAP steht für Internet Message Access Protocol. Das Anwendungsprotokoll erlaubt den Zugriff auf und die Verwaltung von empfangenen E-Mails, die sich in einem Postfach auf einem Mailserver befinden. IMAP wurde 1986 mit dem Ziel entworfen, den Zugriff auf Mailboxen und Nachrichten so bereitzustellen, als befänden sich diese auf dem lokalen Rechner. Im Gegensatz zu POP3 verbleiben die E-Mails auf dem Server und werden dort verwaltet.“

Das ist in Wikipedia so präzise beschrieben,
das ich das hier zitiere
 

Beide Protokolle wurden jeweils um Verschlüsselungen erweitert, und bekamen damit noch ein „S“ angehängt – also heissen die dann POP3S und IMAPS.

Je nach dem wie alt eine Beschreibung ist, wird in dem Zusammenhang dann auch von TLS oder SSL geredet

 

Was ist das bessere für mich?

Die richtige Frage dazu lautet:

Greife ich nur von einer Stelle, also meinem Computer auf die Mails zu, oder von verschiedenen (verschiedenen Arbeitsplätzen, Laptop, Handy …) also mehreren?

Einzelner Arbeitsplatz

Wenn Sie Ihre Mails auschließlich an einem Arbeitsplatz abrufen, dann ist POP3 für Sie die richtige Wahl.
Die Modernen Mailclients können sicherlich alles, was Sie brauchen:

  • Ordnerverwaltung
  • Automatisches sortieren
  • Vorlagen für „Briefpapier“ oder Fußzeilen
  • Rundsendungen
  • Archivierung
  • etc.

Dann ist POP3 schnell und zuverlässig, Sie können Ihre Archive anlegen und sichern wie Sie wollen und haben alles an Ihrem Rechner im Griff.

Zugriffe von verschiedenen Stellen

Sie benutzen einen Rechner am Arbeitsplatz und einen anderen zu Hause, oder haben ein Smartphone, Laptop, Netbook oder iPhone mit dem Sie auch regelmäßig oder sporadisch Ihre Mails checken oder beantworten? Oder sie benutzen auch den Webmailer (intern ist der Webmailer ein IMAP-Client) ?

Dann ist IMAP die einzig gültige Lösung, denn sie haben den Zustand Ihrer Mails (beantwortet / gelesen / verschoben / gelöscht) immer an allen Geräten gleichzeitig und Synchron.
IMAP unterstützt push-Service für IMAP, wodurch Sie z.B. am Iphone zusehen können, wie Sie eine Mail am PC von einem Ordner in den anderen verschieben.

Die Regeln für Ordner teilen Sie dem Server mit, der kümmert sich dann beim Empfang darum.

Aber: Sie brauchen auch eine Software um Mails zu archivieren, denn wenn Sie Monatelang Ihre gesamte Korrespondenz auf dem Server herumliegenlassen, dann wird Ihr Provider bestimmt irgendwann stutzig (je nach Menge nölt der dann am Telefon rum, löscht wild Emails oder schreibt unverschämte Rechnungen).

Egal welche Lösung die bessere für Sie ist, eines sollten Sie auf keinen Fall tun:
beides gleichzeitig auf einem Account verwenden!


Meine persönliche Einstellung (menschlich und technisch)

Ich habe mich nach fast 10 Jahren von Outlook als Standardprogramm für Email getrennt, als der neue Webmailer fertig war.

Das war nicht einfach, denn erstens war es eine Umstellung auf etwas Neues, und das widerstrebt irgendwie jedem, und zweitens hatte ich seit 2002 meine Archive in Outlook geführt.

Aber Outlook ist mir eigentlich zu „wuchtig“ und in der aktuellen Version gehen mir die ewigen Updatemeldungen und automatischen Erinnerungen auf den Wecker. Außerdem war die Suche vom Indexdienst abhängig, verschachtelte Ordner zeigen keine neuen Mails in den Übergeordneten Ordnern an, UTF-8 Unterstützung ist mieserabel implementiert – mir fallen bestimmt noch tausend andere Sachen ein, wenn ich etwas darüber sinniere.
Dazu noch echte Ärgernisse wie Totalverlust aller Einstellungen beim Update der Office-Version oder des Betriebsystems u.Ä.

Der Webmailer hingegen ist von überall zu erreichen und unterwegs hab ich meist den Laptop oder für Notfälle auch meine Maileinstellungen im Handy.

Dann überlegte ich mir etwas, um die Mails im IMAP-Ordner nicht zu viele werden zu lassen und stiess bei meinen Recherchen auf das hervorragende Archivsystem.

Ich hatte etliche Outlook-Archivdateien seit 2001 auf CDs und DVDs gespeichert, auf meinen Festplatten noch 2 im direkten Zugriff – und ehrlich gesagt: nicht den Hauch von Überblick.

Ich hab mir alle alten PST-Dateien von Outlookauf die Platte kopiert und in Outlook eingebunden und Mailstore mit wenigen Klicks den Auftrag gegeben alles zu archivieren.

Mailstore hat dabei die Doubletten erkannt, die bei verschachteltem Backup zwangsläufig entstehen – im ersten Durchgang der Outlook-Dateien wurden ca. 150.000 Mails geprüft, und ca. 45.000 Mails archiviert, den Rest hatte ich doppelt und dreifach.

Das Programm greift nun verschlüsselt auf mein IMAP-Postfach zu und archiviert und löscht am Server dann alles was älter als 6 Wochen und gelesen ist. Die Suche ist so schnell das man nur staunen kann. Es hat mir inzwischen schon mal sehr geholfen, als ich Verhandlungen nachweisen musste, die 2004 geführt hatte – die Mailkorrespondenz dazu hatte ich in wenigen Minuten in meinem IMAP-Postfach wieder hergestellt und meinem Anwalt übermitteln können.

Für die tägliche Mailkorrespondenz verwende ich den Webmailer, aber habe auch im Outlook das IMAP-Konto konfiguriert. Wenn man Mails mit mehreren Anlagen versenden möchte, ist Drag&Drop in eine Outlook-Mail einfach viel komfortabler als einzelnes Hochladen am Webmailer. Und ich hab immer noch meine Termine und Kontakte im Outlook, die ich mit dem Handy synchronisiere – aber ich brauch dieses Softwaremonster eben nicht ständig.

Die Umstellung

Um alle Ordner einzurichten, die wichtigsten Sortierregeln zu konfigurieren, meine Vorlagen für Emails zu erstellen, die Ordner so einzustellen, das Outlook und der Webmailer die gleichen Systemordner (Entwürfe, Gesendet, Spam etc.) verwenden hab ich etwa 2 bis 3 Stunden gebraucht. Also 2 am Stück und dann das Nachgezuppele bis alles passt vielleicht noch eine.
Das ging schneller als mein letztes Outlook-Update.

Und es hat sich gelohnt – scheuen Sie sich nicht es auch so zu machen.

Christian Rehkopf, 24.02.2010